Wenn der Telefonvertrag zum XXL-Menü wird und warum viele Unternehmen bei der Umstellung auf “CompanyFlex“ (Deutsche Telekom) jetzt genauer hinschauen sollten
Viele Unternehmen kennen das Problem: Ein Telefonvertrag wurde vor Jahren abgeschlossen, seitdem stets verlängert und nur selten noch einmal grundsätzlich geprüft. Enthalten sind Rufnummern, Flatrates, Zusatzoptionen oder Leistungen für einzelne Standorte. Was davon im Betriebsalltag wirklich noch gebraucht wird, weiß häufig niemand mehr genau.
Bezahlt wird trotzdem jeden Monat.
„Das ist ein bisschen wie ein XXL-Menü, obwohl man eigentlich nur einen Kaffee trinken möchte“, sagt Holger Hartmann, Geschäftsführer des SH-H IT-Systemhauses in Sundern. „Viele Tarife waren bisher relativ starr aufgebaut. Man entschied sich für ein Paket und bewegte sich anschließend innerhalb dieser festen Grenzen.“
Aktuell erhalten auch Kunden aus der Region Schreiben der “Deutschen Telekom“, in denen Änderungen an bestehenden Tarifstrukturen angekündigt werden. Für manche Unternehmen steht damit ein Wechsel zu „CompanyFlex“ an.
Was sich hierbei zunächst nach zusätzlichem Aufwand anhört, kann eine gute Gelegenheit sein, die eigene Telefonie neu zu ordnen.
Nicht einfach übernehmen, sondern zuerst prüfen
“CompanyFlex“ ist modular aufgebaut. Unternehmen können eine Basislösung nutzen und weitere Leistungen nach ihrem tatsächlichen Bedarf ergänzen. Dazu zählen beispielsweise zusätzliche Rufnummern, weitere Standorte oder bestimmte Telefonie Optionen. Die “Deutsche Telekom“ beschreibt das Angebot selbst als „flexibel erweiterbar“ und weist darauf hin, dass Unternehmen nur die Bausteine buchen sollen, die sie tatsächlich benötigen.
Genau darin liegt nach Hartmanns Erfahrung die Chance, aber auch die Schwierigkeit.
„Flexibel wird ein Tarif nicht automatisch dadurch, dass das Wort Flex im Namen steht“, sagt er. „Jemand muss vorher prüfen, welche Leistungen das Unternehmen wirklich nutzt, welche nur noch aus Gewohnheit mitlaufen und was künftig gebraucht wird.“
Dabei stellen sich unter anderem folgende Fragen:
Welche Rufnummern sind noch aktiv? Welche Flatrates werden tatsächlich genutzt? Gibt es Außenstellen, Homeoffice-Arbeitsplätze oder Abteilungen mit besonderen Anforderungen? Werden regelmäßig Gespräche ins Ausland geführt? Und passen die bisher gebuchten Leistungen überhaupt noch zur heutigen Unternehmensstruktur?
Wer den neuen Tarif lediglich anhand der bisherigen Vertragsdaten zusammenstellt, übernimmt möglicherweise alte und unnötige Kosten einfach in ein neues Modell.
Alte Verträge wachsen oft unbemerkt
Telefonie verändert sich in Unternehmen meist nicht auf einen Schlag. Eine zusätzliche Rufnummer kommt hinzu, ein neuer Standort wird eröffnet, Mitarbeiter wechseln oder einzelne Optionen werden für ein Projekt gebucht.
Was nach dem Projekt wieder entfernt werden könnte, bleibt nicht selten bestehen.
„Verträge wachsen über Jahre“, erklärt Hartmann. „Das Unternehmen verändert sich, aber der Tarif wird nicht im gleichen Maß angepasst. Irgendwann zahlt man für eine Struktur, die es so längst nicht mehr gibt.“
Das betrifft nicht nur größere Betriebe. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen haben häufig weder die Zeit noch eine eigene Fachabteilung, die laufende Telekommunikationsverträge regelmäßig prüft.
Die monatlichen Mehrkosten fallen einzeln oft kaum auf. Über mehrere Anschlüsse, Standorte und Jahre können sie sich jedoch deutlich summieren.
Einsparungen sind möglich, aber nicht pauschal
Die “SH-H IT-Systemhaus Hartmann“ hat nach eigenen Angaben bei der Prüfung bestehender Verträge bereits deutliche Unterschiede zwischen bisheriger Tarifstruktur und tatsächlichem Bedarf festgestellt.
„In einzelnen Kundenfällen waren Einsparungen von bis zu 90 Prozent möglich, bei vergleichbarer oder sogar besser passender Leistung“, berichtet der Geschäftsführer. „Das ist jedoch keine pauschale Zusage. Jedes Unternehmen hat andere Voraussetzungen.“
Entscheidend sei deshalb eine individuelle Bestandsaufnahme.
Ein Unternehmen mit mehreren internationalen Standorten benötigt andere Optionen als ein Handwerksbetrieb, dessen Mitarbeiter*innen überwiegend innerhalb Deutschlands telefonieren. Eine Firma mit vielen Durchwahlen hat andere Anforderungen als ein kleiner Betrieb mit wenigen Arbeitsplätzen.
Auch technische Fragen müssen vor dem Wechsel geklärt werden. Dazu gehören die vorhandene Telefonanlage, Router, Rufnummernblöcke, Netzwerktechnik und mögliche Sonderdienste. Die „Telekom“ bietet für „CompanyFlex“ unter anderem Cloud-PBX- und SIP-Trunk-Varianten sowie ergänzende Installations- und Analyseleistungen an.
Der günstigste Tarif ist nicht automatisch der beste
Bei der Prüfung sollte es nicht nur um den niedrigsten monatlichen Preis gehen.
Telefonie gehört in vielen Unternehmen zur geschäftskritischen Infrastruktur. Kunden müssen den Betrieb erreichen können, Mitarbeiter benötigen stabile Verbindungen und bestehende Rufnummern dürfen beim Wechsel nicht verloren gehen.
„Ein günstiger Tarif hilft wenig, wenn nach der Umstellung wichtige Funktionen fehlen oder die Telefonanlage nicht sauber eingebunden wurde“, sagt Holger Hartmann. „Die Lösung muss zum Arbeitsalltag passen und nicht nur auf der Rechnung gut aussehen.“
Dazu gehört auch, Reserven für künftige Veränderungen einzuplanen. Kommt ein weiterer Standort hinzu? Wächst die Zahl der Arbeitsplätze? Sollen Mitarbeiter künftig stärker mobil oder aus dem Homeoffice arbeiten?
Ein modularer Tarif kann solche Anpassungen erleichtern. Er entfaltet seinen Vorteil aber erst, wenn die Bausteine sinnvoll gewählt und regelmäßig überprüft werden.
Schreiben von der “Deutschen Telekom“ nicht einfach abheften
Hartmann empfiehlt Unternehmen, ein erhaltenes Schreiben zur Tarifumstellung weder vorschnell zu bestätigen noch monatelang liegen zu lassen.
„Das ist jetzt ein guter Anlass, mal gründlich aufzuräumen“, sagt er. „Wer nur das neue Formular ausfüllt, verpasst möglicherweise die eigentliche Chance.“
Vor einer Umstellung sollten sämtliche bestehenden Verträge, Rechnungen, Rufnummern und Zusatzoptionen zusammengetragen werden. Anschließend lässt sich prüfen, welche Leistungen benötigt werden, und welche entfallen können.
Die “Deutsche Telekom“ stellt für “CompanyFlex“ einen Konfigurator bereit, über den sich verschiedene Leistungen zusammenstellen lassen. Eine solche Konfiguration ersetzt nach Hartmanns Einschätzung jedoch nicht die Prüfung der betrieblichen und technischen Anforderungen.
Sein Fazit fällt entsprechend pragmatisch aus:
„Unternehmen sollten jetzt nicht fragen: Welches Paket hatten wir bisher? Die bessere Frage lautet: Was brauchen wir heute wirklich?
Denn wer weiterhin das XXL-Menü bestellt, obwohl nur ein Kaffee gebraucht wird, sollte sich über die Rechnung am Ende nicht wundern.“
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Bild mit KI generiert.
